ASSISTANTE.E DE DIRECTION

PÔLE / SERVICE : PÔLE URGENCE

TYPE DE CONTRÂT : CDI

DATE D’EMBAUCHE : RAPIDEMENT

TEMPS DE TRAVAIL : TEMPS COMPLET

PRÉSENTATION DE L’ASSOCIATION :

Le Diaconat de Bordeaux est une association loi 1901, actrice majeure de l’économie sociale et solidaire sur le département de la Gironde, qui agit au profit des personnes en situation de vulnérabilité́ dans le respect du principe d’inconditionnalité́ .
Reconnue d’utilité́ publique depuis 1906, nous menons des actions de service public et d’intérêt général dans les domaines de la solidarité́ , de l’accueil d’urgence, de l’hébergement, du logement, de l’insertion, de la santé, de l’emploi et de l’accès aux droits communs. Notre mission vise à combattre toute forme d’exclusion, d’agir pour l’accès de toutes et de tous à l’essentiel et d’innover face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux, en plaçant l’humain au cœur de nos préoccupations. Au-delà de notre mission d’accueil et d’accompagnement, nous nous sommes fixés pour objectif d’appréhender les nouveaux besoins du territoire et de tenter d’y répondre de manière adaptée et qualitative.

DESCRIPTIF DU POSTE :

Dans un rôle significatif d’appui de la direction de pôle, l’assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l’activité des structures. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction des établissements. Sa proximité avec l’équipe dirigeante l’oblige à la plus grande confidentialité, et l’amène à coordonner un certain nombre d’activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.

MISSIONS DU POSTE :

Gestion RH
– Référent administratif pour le service RH
– Suivi et mise à jour des plannings du personnel
– Tenue du tableau d’affichage des salariés
– Tenue des dossiers du personnel de la structure et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires)
– Gestion des contrats de travail
– Gestion des absences et des éléments de variables de paie en lien avec le chef de service
– Gestion des rendez-vous (médecine du travail, convocation aux entretiens)
– Suivi des formations et des remboursements

Gestion technique
– Référent administratif du service logistique et technique
– Gestion des commandes courantes (commande, contrôle, ventilation)
– Suivi des contrats de location (bureaux, imprimantes, téléphone, internet, assurance, etc.) et maintenance : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement
– Suivi des dossiers d’exonération des taxes et impôts
– Suivi des contrats de location (logements, structures) et des fluides
– Gestion des assurances auprès du service logistique et technique (demande de nouvelle assurance, résiliation, déclaration de sinistre)
– Participer à l’analyse des documents financiers en tant que service support de l’établissement

Gestion comptable
– Référent administratif du service administratif et financier
– Suivi des caisses des établissements
– Récupération des documents comptables, ventilation des factures
– Préparation et vérification des documents comptables (facturation aux financeurs)

Appui à la direction des établissements
– Organisation des réunions et évènements
– Gestion des correspondances
– Classements des dossiers et archivage
– Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction
– Réalisation de reporting sur divers sujets
– Analyse de certains dossiers et réalisation de leur synthèse
– Contribuer à la rédaction des dossiers / appels d’offres, à destination d’organismes externes

Les missions décrites ne sont pas limitatives. Elles pourront donc évoluer en fonction du contexte externe et interne.